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丰富场馆运营优势 走到哪里都是主场

2017年09月29日 09:21    来源:千龙网   

  原标题:揭秘“北京服务”密码:丰富场馆运营优势,走到哪里都是主场

  千龙网北京9月13日讯(记者 张博) 2017金砖国家领导人会晤于9月3—5日在厦门举行。在此次金砖国家领导人厦门会晤上,北辰会展受业主方委托,肩负重任,担任厦门会晤主会场服务保障“总策划、总组织、总指挥、总实施”。

  “四总”工作听起来高大上,实际上却是北辰会展在国际活动服务接待工作中难度最高的一次,原因是与以往的接待任务不同,此次北辰集团不仅是客场作战,场馆的运营也并非由北辰负责。时间紧、任务重、场馆协调工作复杂,在诸多不利条件综合出现的情况下,北辰团队依然圆满的完成了此项工作。其中,北辰团队二十多年来的高端场馆运营经验,以及多次国际活动的服务接待的积淀发挥了重要的作用。

  

    北辰集团工作人员进行礼仪培训。北辰集团供图 千龙网发

  2017年3月24日,北辰会展集团与建发集团签订了委托服务协议。北辰会展集团受建发集团委托,将为这次高端国际会议提供会议主场地改扩建顾问及会议接待服务筹备和全程保障服务。为此,北辰会展集团组建了强有力的工作团队,由北辰会展集团副总经理、国家会议中心总经理刘海莹任厦门金砖会晤现场总指挥,国家会议中心副总经理伊蕾任执行总指挥,五洲?会议中心副总经理吕毅红任服务执行指挥,大同北辰国际会展中心项目公司总经理刘克任工程执行指挥,带领一期工作团队,于3月29日奔赴厦门展开工作,这个团队不仅拥有丰富的场馆运营经验,更经历过北京奥运会、北京APEC峰会、杭州G20、“一带一路”国际高峰论坛等多次重要国际活动的“锤炼”,可谓是北辰会展的最强阵容。

  丰富“大赛”经验保障场馆改建万无一失

  

    G20峰会北辰支援团队合影。北辰集团供图 千龙网发

  与以往接待服务大型峰会不同,协同作战成为本次会晤接待工作的关键词。拿同样是异地作战的G20峰会来说,当时的场馆由北辰独立管理运营场馆,是一支自己的团队单独作战;而在厦门国际会议展览中心这座巨大的综合体里,不仅涉及厦门国际会议中心和厦门国际会展中心两个会场,其中的单位和人员也各有隶属,各项工作要分别对接,工作量也成倍增加。

  据介绍,北辰团队对外要对接18个指挥部,对内对接建设、运营、设计、施工、服务等十几家单位、调度两个场馆的数千名保障人员……要把这么多家单位和人员都组织协调起来,成为多条管理“中枢”神经的交叉点,实力担当是最好的说服力。

  3月29日,北辰厦门会晤团队抵达厦门当晚,他们就进入了工作状态。凭借专业的能力和丰富的经验,北辰团队仅用3天时间就制定并确定了整体工作倒排计划,涉及工程、服务、培训、物资、演练等多方面工作。

  刘克介绍,作为会晤主会场的厦门国际会议中心,自2009年建成以来并未举办过如此重量级的活动,同时,场馆以及许多设备设施出现了老化,这对场馆改扩建提出了更高的要求。不过这并难不倒经验丰富的北辰会展团队,北辰会展抽调旗下6家单位共14名相关专业骨干精英,以全方位的专业技术和经验,结合实际情况对工程改造提出了全方位的建议。同时,工程团队以服务为主线,根据以往的经验,从会务接待到工程系统安全运行等角度迅速按照区域、专业进行逐一排查,针对音视频、空调、电梯等设备提出几十项建议和整改要求,其中需整改的问题就高达1740项。

  很多以往不为人注意的小细节,被工程团队的火眼金睛发现。工通过到现场查看图纸、检查设备,程指导组敏锐的察觉到场馆缺少备用制冷机,这样一来,加上改扩建增加6000平米的面积,制冷机明显不够用。在北辰会展团队的建议下,场馆增加了1台制冷机,为会场营造出适宜的温度。

  在厨房改造方面,北辰工程和国家会议中心行政副总厨陈宝明、法国大厨费得利两大专业团队共同合作,建议扩大了冷荤间、增设了单独的水果间,保证了食品的安全生产和卫生标准。此外,厨师团队还根据当地餐饮特色,通过以往个性化的餐饮服务,细化了厨房流线,从菜品出餐到宴会厅,争取不超过5分钟,最大限度地保证食品的温度和口感。

  物资准备“滴水不漏”体现绿色风范

  

    北辰会展工作人员检查物资保障。北辰集团供图 千龙网发

  兵马未动,粮草先行。要接待一场领导人峰会,所需的各项物资也是一场大工程。

  每次重大活动接待,所涉及的物资也都是一个巨大的数字。据介绍,此次厦门会晤采购的物资仅会议中心区域就有近19个大项、130万件之多。大到备用制冷机,小到办公用品,每一项物资的采购,北辰团队都坚持最高标准,提出选样建议,按照既定的标准执行,让每一项采购都能经受住检验。

  厦门会晤物资保障组组长胡道玉心里有一本账,截至8月中旬,基本上所有物资已经到位。这些设备和物资的到位,不仅为筹备工作打下了坚实的基础,也是北辰人在首都之外践行“北辰标准”的真实再现。

  走进会展中心A7与A8馆,宽敞而现代的新闻中心由环保再循环材料改造而成,有序地划分出公共媒体的工作区域、演播室、卫星信号演播区等15个区域。里面开设的餐厅,24小时为媒体记者提供餐饮服务。

  更加令人想不到的是,厦门会晤新闻中心看似崭新的一排排办公工位,其实2016年也曾在杭州G20峰会上“服役”过。节俭务实是厦门会晤的办会理念,北辰会展团队在筹备过程中也将其贯彻始终。“主会场的硬件得到位,这些以后用得上。一些以后可能闲置的设备和物资,我们建议对方采用租赁的方式。”胡道玉介绍,北辰会展团队着眼于长远环保,参照国际惯例和实际需要,按照保证质量、满足要求与勤俭节约相统一的原则,提出中肯建议。针对一次性短期使用的设备,通过租赁和借用的方式来解决,或者采取与企业合作的市场方式来解决。新的理念,既满足了会议的需求,也节省了一半以上的成本。

  例如会晤期间很多食品需要冷藏,在加工前它们要存放在中转仓内,但采购全新的中转仓不仅花费较大,而且以后也可能用不上。于是,北辰会展团队向场馆方提出租赁建议,如此一来,整个接待过程中,仅用10万元就确保了食品的冷藏问题,还节省了90万元的成本。

  由于改造中使用了可循环材料,厦门会晤以后,场馆里面的一些设施,比如媒体转播所需要的座椅等,还可以拆卸回收使用。

  值得注意的是,就在厦门金砖会晤准备工作进行的如火如荼之际,远在两千公里以外的北京,由国家会议中心承担的另一场重要国事活动——“一带一路”国际合作高峰论坛同样正紧锣密鼓筹备中。北辰会展同时运作两场国事活动的接待筹备工作,统筹安排,各有侧重彰显了北辰会展的丰厚底蕴和精英团队的实力。

  经过APEC会议、G20峰会以及“一带一路”高峰论坛的洗礼,北辰会展所展现出的“北京服务”的力量得到了社会各界的高度认可。如果说2014年APEC会议是北辰会展国事活动接待工作的奠基,那么杭州G20峰会就是北辰会展的第二个里程碑,之后北辰会展又在“一带一路”上再创辉煌的话,那么厦门“金砖”会晤对北辰会展而言则是一个新的起点。

  北辰会展负责人向记者表示,不同于以往,在此次工作中北辰会展承担“四总”责任,在观念理念、方式方法上要不断与合作方磨合、协作,不仅进一步锻炼了北辰会展团队的沟通、协调能力,这一次取得的经验对于北辰会展进一步创新合作模式具有重要的借鉴意义。

(责任编辑 :陈铭)

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